De la Visión a la Matriculación: El Ciclo Integral de ETC

Uniendo nuestros esfuerzos, paso a paso, para que cada idea se transforme en un estudiante contento y preparado.

🚀

Diana Rodríguez & Jhonatan Franco

7 de junio de 2025

"Trabajando juntos y organizando nuestros procesos, es como ayudamos a construir el futuro de nuestros estudiantes, con cada acción que tomamos."

¿Por qué es Importante Este Proceso para ETC?

Vamos a ver cómo este plan nos ayuda a mejorar y crecer todos juntos.

🎯Lo que Buscamos Lograr

Hacer nuestro trabajo más rápido y mejor, y que los aspirantes sientan una experiencia agradable al hablar con nosotros.
Entender bien todo el camino que recorre un aspirante, desde que se interesa por una institución aliada hasta que logra su matrícula.
Que cada área sepa bien qué le toca hacer y cómo ayudarnos entre todos.
Asegurar que todas las partes del proceso trabajen bien juntas, desde los jefes hasta quienes manejan la cartera de pagos a las instituciones.

🌟Qué Ganamos con Esto

Que todos sepamos qué está pasando y cómo nuestro trabajo ayuda a los demás.
Evitar que las cosas se atoren o haya confusiones, para responder más rápido.
Ayudar a los líderes a tomar buenas decisiones rápido, porque tienen la información que necesitan.
Usar mejor nuestro tiempo y esfuerzo, enfocándonos en lo que de verdad hace la diferencia.

Un Vistazo General: El Camino del Aspirante con ETC

Así es como, trabajando en equipo, guiamos a los aspirantes hacia su mejor opción educativa.

💡

1. Alianzas y Ofertas Educativas

Gerencia & CAM

Establecemos alianzas estratégicas con instituciones y diseñamos ofertas atractivas que respondan a las necesidades de los futuros profesionales.

📢

2. Atraer Interesados

CAM

Despertamos el interés: con campañas efectivas, conectamos con personas que buscan crecer a través de la educación que facilitamos.

👍

3. Calificación y Asignación de Prospectos

Dirección Comercial & Coordinación Jefe

Validamos datos, evitamos duplicidad y preparamos la información para que el Orientador tenga el mejor contexto posible.

🤝

4. Orientación y Suscripción con ETC

Coordinadores de Acceso Universitario

Guiamos la elección: asesoría personalizada que ayuda al aspirante a suscribirse a nuestros servicios para acceder a su mejor opción educativa.

📋

5. Gestión Documental (Pre-matrícula Institucional)

Centro de Atención al Estudiante

Facilitamos el papeleo: un proceso documental claro para la pre-matrícula con la institución elegida.

✔️

6. Verificación Integral

Dir. Comercial, Dir. Admin. & Contabilidad

Aseguramos la calidad: revisión detallada para confirmar cada paso y dar luz verde a los siguientes procesos.

🏆

7. Gestión de Comisiones

Contabilidad & Líderes de Área

Reconocemos el esfuerzo: tras la aprobación, se gestiona el pago de comisiones al equipo comercial por las metas alcanzadas.

💳

8. Cartera y Matrícula Financiera en Institución

Centro de Atención al Estudiante

Apoyamos el pago a la institución: ayudamos a generar el recibo y hacemos seguimiento para asegurar la matrícula financiera del estudiante.

Conociendo a Fondo Cada Paso del Proceso

Haz clic en cada etapa para ver los detalles de cómo funciona.

🎯

1. Crear Alianzas y Ofertas Educativas

🎯1. Crear Alianzas y Ofertas Educativas

Analizamos qué buscan los futuros estudiantes y qué necesitan las instituciones.
Formamos alianzas valiosas con universidades y definimos ofertas claras y atractivas.
Preparamos material informativo y visual que explique bien las oportunidades en las instituciones aliadas.

📣

2. Atraer Personas Interesadas

📣2. Atraer Personas Interesadas

Hacemos publicidad efectiva (online y offline) para llegar a quienes buscan opciones educativas. (Equipo CAM)
Registramos y manejamos con cuidado los datos de cada persona que se interesa. (Equipo CAM)

✅

3. Calificar y Asignar Prospectos

(Dir. Comercial / Coordinación en Jefe)

✅3. Calificar y Asignar Prospectos (Dir. Comercial / Coordinación en Jefe)

Verificamos que los datos de contacto sean correctos y que podamos comunicarnos.
Revisamos si el prospecto ya está siendo atendido o si tiene historial con nosotros.
Preparamos un mensaje inicial con contexto para que el Orientador pueda ayudar mejor.
Asignamos el prospecto al Orientador más adecuado para su caso.

📞

4. Orientar y Lograr la Suscripción con ETC

📞4. Orientar y Lograr la Suscripción con ETC

Damos asesoría personalizada y resolvemos todas las dudas del aspirante.
Escuchamos con atención y convertimos las preguntas en oportunidades para aclarar la información.
Presentamos las opciones educativas en las instituciones aliadas y los beneficios de nuestro acompañamiento.
Ayudamos al aspirante a suscribirse a los servicios de ETC y a iniciar su pre-matrícula con la institución elegida.

🗂️

5. Facilitar la Gestión Documental

(Pre-matrícula Institucional)

🗂️5. Facilitar la Gestión Documental (Pre-matrícula Institucional)

Este paso es muy importante para que el aspirante pueda ser formalmente admitido por la institución educativa...

Recibimos y revisamos con atención los documentos...
Confirmamos que se cumplan todos los requisitos de la universidad...
Digitalizamos y preparamos la información para que la institución pueda procesar la pre-matrícula.
Mantenemos al aspirante informado sobre el avance...

🔍

6. Verificación Final del Proceso

(Revisión de Direcciones)

🔍6. Verificación Final de Todo el Proceso (Revisión de Direcciones)

Hacemos un chequeo completo de datos y documentos...
Confirmamos acuerdos y condiciones pactadas...
Damos el visto bueno final para los siguientes pasos...

🏆

7. Gestión de Comisiones al Equipo

🏆7. Gestión de Comisiones al Equipo

Una vez que todo está verificado... se procede a calcular las comisiones.
Contabilidad genera el archivo para el pago oportuno...
Este es un reconocimiento al buen trabajo...

💳

8. Cartera y Matrícula Financiera

(En Institución)

💳8. Cartera y Seguimiento de Matrícula Financiera en Institución

Ayudamos al estudiante a obtener su recibo de pago...
Hacemos seguimiento para asegurar que el estudiante pague su matrícula financiera...
Mantenemos informes actualizados del recaudo...
Este paso es vital para cumplir nuestros compromisos con las universidades...

Un Espacio para el Orientador: Guía para el Día a Día

Entendiendo nuestras herramientas y formas de trabajo para ayudar mejor a los aspirantes.

🎯 La Base de Nuestro Trabajo como Orientadores

Queremos que todos nuestros Orientadores sepan bien cómo anotar la información en la base de datos y entiendan los puntos importantes de su trabajo diario. Hacer esto bien nos ayuda a tener datos confiables, tomar mejores decisiones y, lo más importante, ayudar a más personas a empezar sus estudios con nosotros.

🗣️ 1. Nuestro Propio Idioma (Convenciones)

En ETC, tenemos unas palabras clave o "convenciones" que todos usamos. Nos ayudan a saber rápido cómo está un aspirante y qué ha pasado con él. Es nuestra forma de entendernos para trabajar mejor.

✍️ 2. Anotar Bien la Información (Tipificación)

Es muy importante saber cuándo y cómo actualizar los datos en el sistema. Si anotamos todo bien, podemos ver la historia real de cada persona y eso ayuda a todo el equipo.

📊 3. Herramientas que Ayudan

Tenemos reportes y otras ayudas, para todos y también personales. Están hechas para que sea más fácil ver cómo vamos, qué tal lo estamos haciendo y dónde podemos mejorar.

📱 4. Crear un Nuevo Contacto (Lead)

El número de celular es lo primero y más importante que necesitamos. Después, si hablamos con la persona, hay que anotar bien la fecha, un resumen de la charla (mensaje), la convención que corresponda y cuándo volveremos a contactar.

🧭 Entendiendo las Convenciones y Cuándo Usarlas

Las "convenciones" son como etiquetas que le ponemos a cada aspirante para saber en qué situación está. Usarlas bien es muy importante.

Flujo Básico de Tipificación:

Cuando un contacto es nuevo, suele estar 'Vacío' o pendiente de gestión.
Al interactuar, se actualiza. Si hay seguimiento, usamos 'SEG'.
Si se suscribe con ETC, pasa a 'S'.
Si no hay interés, no responde, o el dato es erróneo, usamos 'NI', 'NR', o 'EQ' respectivamente.

Datos Clave a Registrar según Convención:

Siempre: Fecha de Gestión y Mensaje detallado.
- Para SEG: Universidad, Próxima Fecha de Gestión, Acción Planeada.
- Para S (Suscrito con ETC): Universidad, Fecha de Pago (y borrar Próxima Fecha de Gestión).
- Para NR, NI, EQ: La convención correspondiente (y borrar Próxima Fecha de Gestión).

Las Convenciones Usadas:

S - Suscrito (Ganado): ¡Muy bien! La persona se suscribió con ETC.
SEG - Seguimiento: Hablamos, le interesa, agendamos nueva charla.
NR - No responde: Intentamos llamar o escribir, pero no contesta.
NI - No le Interesa: La persona nos dijo que no quiere la oferta.
EQ - Equivocado: El número o correo están mal.
Vacío: Todavía no lo contactamos o no hemos hablado hace poco.

🛠️ Ayudas para el Trabajo Diario: Reportes y Mensajes

📈 Reportes para Ver Cómo Vamos:

Nuestros reportes te dejan:

Saber a cuántas y a quiénes contactar hoy.
Ver cuántas suscripciones con ETC se hicieron en ciertas fechas.
Encontrar a los aspirantes que no hemos podido atender (citas que no se dieron).
Confirmar las suscripciones que se anotaron en la hoja de Seguimiento de Suscripciones.

Todo esto ayuda a trabajar mejor y de forma más organizada.

💬 Plantilla para Mensajes de WhatsApp:

Si anotas bien la información en la hoja "Orientador" y luego marcas los "Intentos de contacto", el sistema te crea un enlace para mandar un mensaje de WhatsApp.

Este mensaje ya viene escrito, pero lo puedes cambiar antes de enviarlo. Así es más rápido hablar con los aspirantes.

📅 Revisar tus Agendas:

En la hoja "Agendas", puedes ver qué tienes pendiente para un día o para el día siguiente, buscando por fecha y por tu nombre.

Solo tienes que poner la Fecha (en la casilla B1) y escoger tu Nombre (en la casilla B3).

🗓️ Resumen de tu Agenda y Metas:

La hoja "Resumen de agenda" te muestra:

Un resumen de todos tus contactos por gestionar.
Cuántas suscripciones con ETC lograste, filtrando por fechas.
Una idea de cuántas suscripciones podrías tener al final del mes.

🔗 Seguimiento de las Suscripciones y Revisión Final

Desde la hoja "Resumen de agenda", si haces clic en tu nombre, te lleva a "Seguimiento de Suscripciones". Ahí se anota todo desde la Fecha De Pago hasta las Observaciones para que las áreas Comercial, Administrativa y Contable puedan revisar que todo esté bien.

Para que la Revisión sea Exitosa, recuerda:

Anotar todo bien (Tipificar) en las bases y avisar en los grupos de WhatsApp.
Tener toda la Documentación y Datos completos para la pre-matrícula en la institución y la base Derechos de Inscripción con ETC.
Que los pagos estén bien registrados y confirmados (Conciliación bancaria).

✅ Puntos Importantes y Tus Tareas

📋 Tus Tareas Principales como Orientador:

Dar un muy buen servicio a cada persona.
Dar información clara y correcta para que tomen buenas decisiones.
Asegurarte de que el estudiante quede suscrito a ETC para el programa, inicio de clases y universidad correctos.
Hacer que la experiencia sea buena, revisando que toda la información sea correcta.

⏱️ Manejo de Tiempos y la Base de Datos:

Decidir bien cuándo volver a llamar a cada interesado: Confirma la fecha y si de verdad quieren hablar contigo.)
Siempre salir de la base de datos: Cuando vayas a un descanso, a almorzar o termines tu día.
Es bueno apagar el computador al final del día para que funcione mejor y no falle. (Todos los equipos de ETC)

¡A Prueba! Reforzando Nuestro Conocimiento

Unas preguntas rápidas sobre el rol del Orientador. ¡Haz clic para ver la respuesta!

P1: Una vez un aspirante se suscribe con ETC y se aprueba su proceso, ¿cuál es la responsabilidad de ETC respecto al pago de la matrícula del estudiante?

R: Apoyar al estudiante para obtener su recibo de pago de la institución y hacer seguimiento para asegurar que el estudiante pague directamente a la universidad.

P2: ¿Cuál es el objetivo de la sección "Seguimiento de Suscripciones" a la que se accede desde el "Resumen de agenda"?

R: Registrar el detalle desde la Fecha De Pago hasta las Observaciones para la auditoría de las suscripciones.

P3: ¿Es posible modificar el mensaje predeterminado que se genera para WhatsApp antes de enviarlo?

R: Sí, es posible modificarlo antes de enviarlo.

P4: Imagina un prospecto nuevo ('Vacío'). Si logras contactarlo y muestra interés, ¿cuál sería la convención MÁS probable a usar después de 'Vacío' y antes de una posible 'S' (Suscrito)?

R: La convención 'SEG' (Seguimiento), para programar la siguiente interacción.

P5: En la hoja 'Resumen de agenda', además de ver tus contactos por gestionar, ¿qué indicador de rendimiento futuro puedes consultar?

R: La Proyección de suscripciones a fin de mes.

P6: Al interactuar con un aspirante, ¿cuál es una de tus responsabilidades fundamentales para asegurar una buena experiencia y una decisión informada?

R: Dar información clara y correcta y revisar que todos los datos del aspirante y del programa sean exactos.

P7: ¿Cuál es el dato MÁS IMPORTANTE y OBLIGATORIO al crear un nuevo prospecto?

R: El Número de Celular. Esencial para el primer contacto y seguimiento.

P8: Si un prospecto se SUSCRIBE con ETC (Convención 'S'), ¿qué acción CLAVE se debe tomar con la "Fecha Siguiente Gestión"?

R: Se debe BORRAR. Ya no hay un "siguiente paso" de gestión de nuestra parte para esa suscripción.

P9: Además de la Fecha de Gestión, ¿cuál es el OTRO campo que SIEMPRE se debe diligenciar al tipificar cualquier interacción con un prospecto?

R: El campo 'Mensaje', con un resumen detallado y claro de la gestión realizada.

P10: ¿Para qué se utiliza principalmente la hoja "Agendas" en la base de trabajo?

R: Para consultar las citas programadas (agendadas) por fecha y por especialista.

P11: ¿Cuáles son las tres áreas que participan en la auditoría y verificación de las suscripciones?

R: Comercial, Administrativa y Contabilidad.

P12: Al tomar un receso o finalizar labores, ¿qué acción importante debe realizar un Orientador respecto a la base de datos?

R: Siempre debe SALIR de la base de datos (cerrar la base o validar que no estamos dentro de una celda).

Resumiendo y Mirando Hacia Adelante

Lo que aprendimos y cómo vamos a seguir mejorando.

💡Ideas Clave que Nos Llevamos

Tener un plan claro y que todos conozcan es la base para trabajar bien y lograr buenos resultados.
Ayudarnos entre las diferentes áreas no es solo una opción, es lo que nos hace lograr grandes cosas.
Siempre debemos pensar en el estudiante y en cómo hacer su Rhuta (camino) con nosotros lo mejor posible.
Hemos creado una buena forma de trabajar que podemos seguir mejorando y adaptando.

➡️Lo que Sigue: Nuestros Próximos Pasos

Usar indicadores y herramientas para ver cómo vamos y dónde podemos mejorar.
Hacer capacitaciones para que todos en el equipo entiendan bien esta forma de trabajar.
Tener reuniones seguidas para revisar el proceso y pensar juntos en nuevas ideas.
Fomentar en todos las ganas de buscar siempre cómo hacer las cosas mejor.

¿Preguntas? ¿Ideas?

¡Este es su momento! Queremos escuchar qué piensan.

💬

¡Hablemos!

Estamos aquí para responder sus preguntas sobre este proceso y escuchar cualquier idea que tengan.